3 conseils pour simplifier la rédaction de votre rapport annuel

Collecte d’informations, gestion des validations et des versions, stress de la date de tombée : la rédaction du rapport annuel relève du casse-tête pour beaucoup d’organisations.

Comment rendre ce processus plus fluide? Voici quelques conseils pour aborder la rédaction de votre rapport annuel plus sereinement.

1. Dites adieu à l’improvisation!

Oui, le rapport annuel est un exercice bien connu, car vous reprenez grosso modo chaque année la même structure. Mais ça ne veut pas dire qu’il faut négliger l’anticipation et la gestion de projet!

Alors, prenez toujours le temps en amont d’organiser une réunion de lancement pour :

  • Réunir les principaux acteurs du projet : directrice ou conseiller en communication, rédactrice, réviseur, graphiste. Bref, tous ceux qui auront la main à la pâte.
  • Établir un échéancier crédible en tenant compte des contraintes de chacun.
  • Statuer sur les rôles et les responsabilités : qui coordonne? Qui envoie quoi à qui? À quelle date?
  • Fixer noir sur blanc le processus de validation. Conseil d’amie : limitez au maximum les intervenants 😉
  • Nommer vos contributeurs et contributrices dans tous les départements. Qui sont les personnes qui vont vous fournir l’information sur le terrain?
  • Faire un rappel sur le public cible du rapport annuel. Qui va le lire en priorité? Le conseil d’administration? Des membres? Des donateurs et donatrices? Des journalistes? Savoir à qui l’on s’adresse vous aidera ensuite à trier l’information essentielle du superflu, et à adapter le style de rédaction à votre public cible.

2. Déterminez un fil conducteur

« Voici ce qu’on a fait en 2021. »

C’est souvent « l’angle » adopté par beaucoup de rapports annuels. Est-ce que ça vous inspire pour l’écrire? Ou pour le lire? Moi, pas vraiment.

Donc, pour faciliter la rédaction de votre rapport annuel, je vous conseille de définir en amont une orientation, une thématique, une initiative qui a marqué l’année de votre organisation.

OK Clotilde, mais pourquoi?

  • Le fil conducteur donne une cohérence aux réalisations de tous vos départements. Vos contributeurs auront ainsi une idée précise de l’angle à adopter pour parler des efforts de leurs équipes. Fini la page blanche! Ou, à l’opposé, le patchwork d’initiatives et les détails inutiles.
  • Cette thématique est primordiale pour rédiger les messages de la direction qui ouvrent le rapport annuel (président, directrice générale, ou autre). Elle leur permet de construire une histoire (👋 storytelling) autour de l’année écoulée. De donner une couleur, une saveur et – là encore – une unité aux réalisations de l’organisation.
  • C’est un moyen de rester maître de votre message. De contrôler l’impression que vous allez laisser. Impliquer la direction au début du processus de rédaction vous aidera à trouver le meilleur angle de communication à adopter pour cette année.

Exemples de fils conducteurs : Notre virage écologique | La transformation numérique de nos activités | Notre développement à l’international.

3. Facilitez la vie de vos contributeurs et contributrices

Ces directeurs, cheffes d’équipe ou délégués régionaux sont pris dans leurs tâches quotidiennes. Ils voient le rapport annuel comme une surcharge de travail. Deux options s’offrent à vous pour optimiser leur temps : le questionnaire ou l’entrevue.

Dans les deux cas, rappelez-vous ces deux mots d’ordre: uniformité et clarté dans vos questions.

  • Uniformité : proposez les mêmes questions à tous les départements, en prenant soin d’intégrer votre fil conducteur. 
  • Clarté : adoptez un langage précis, avec des questions courtes. Parce qu’avec des questions floues, on n’a que des réponses « vanille »! N’oubliez pas aussi de demander des exemples, des preuves chiffrées pour illustrer les propos.

Dernière chose : si vous choisissez l’entrevue, pensez à donner les questions en avance pour que la personne ait le temps de bien se préparer.

Personnellement, c’est la méthode que je préfère. En plus de créer du lien (crucial pour une communicante), l’entrevue permet de mieux « rentabiliser » la collecte d’informations : je peux rebondir avec des questions supplémentaires pour mieux comprendre les points abordés, et faire préciser le propos en live. Ça évite les incompréhensions pour la rédaction, et donc les allers-retours.

Alors, avez-vous retrouvé le goût pour votre rapport annuel cette année? Si vous avez besoin d’une coéquipière pour prendre le dossier en main, n’hésitez pas à me contacter.

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